Polizas

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones, las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:
a. Las pólizas se hacen con un original y las copias necesarias según el control interno que se establezca. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.
b. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.
c. Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de crédito a las cuentas correspondientes
d. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.
e. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.
Sistema de póliza única: en el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.
1. El nombre de la póliza.
2. El numero de la misma.
3. Columna para la fecha de operación.
4. Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.
5. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.
6. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:
A. La persona que la hizo,
B. La persona que la reviso, y
C. La que autorizo.
Procedimiento de pólizas ingresos, egresos y diario.
Póliza de diario.
Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.
Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso.
La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:El encabezado,El cuerpo de la póliza, yEl pie (la parte inferior).En el anverso, el encabezado deberá contener:
· El nombre del negocio o empresa,
· El nombre de la póliza(póliza de entrada de caja), y
· Un espacio para notar el número que se asigne a la póliza.
Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes: 1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne.2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:
a. Columna para la fecha de la operación.
b. Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada.
c. Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos.
3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:
a. Quien la preparó
b. Quien la revisó
c. Quien la autorizó
También es una práctica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel de color diferente, con el objeto de que, s simple vista, se pueda distinguir la naturaleza de cada una de ellas,

Ventajas:
1. Mayor división del trabajo.
2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.
3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.
4. Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.
5. El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que, evidentemente, resultan más manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros diarios.
6. Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por orden progresivo de su localización.
Desventajas:
1. Como el registro de pólizas se lleva en la forma tabular, es relativamente fácil que se cometan errores consistentes en hacer cargos o abonos a cuentas que no correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugar de abonarla.La operación del sistema puede significar, para negocios de poca importancia, un costo relativamente elevado, ya que se requier4e la impresión de formas especiales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado para manejar correctamente el registro de operaciones, tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se anotan.